E-Rechnung im Geschäftsverkehr: Woran die Umstellung in kleinen Betrieben hakt

Die Empfangspflicht gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im strukturierten Format annehmen können, unabhängig von seiner Größe. Ein PDF im Anhang reicht dafür nicht, verlangt ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach europäischer Norm, in Deutschland meist als XRechnung oder als ZUGFeRD-Hybrid.

Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027, abhängig vom Vorjahresumsatz. In der Praxis verschiebt sich der Zeitplan trotzdem nach vorn, weil größere Auftraggeber und die öffentliche Hand strukturierte Rechnungen voraussetzen. Wer nicht liefern kann, bekommt sein Geld später oder gar nicht.

Die größte Hürde liegt selten in der Software. Betriebe scheitern eher an den Stammdaten: fehlende Leitweg-Identifikationen bei öffentlichen Auftraggebern, uneinheitliche Artikelbezeichnungen, Rechnungen, die im Angebotsprogramm beginnen und im Buchhaltungsprogramm enden. Wer diese Kette einmal sauber ordnet, spart pro Rechnung mehrere Minuten Nacharbeit.

Drei Schritte haben sich bewährt. Erstens ein festes Empfangspostfach, das nur für Rechnungen genutzt wird und automatisch archiviert. Zweitens eine Prüfung, ob die vorhandene Software das Format erzeugt, und zwar in einem Testlauf mit einem echten Kunden. Drittens eine schriftliche Absprache mit dem Steuerbüro, wer welche Datei ablegt, denn die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf den strukturierten Datensatz, nicht auf den Ausdruck.